Enregistrement kmo-portefeuille: étape par étape

Pour obtenir votre enregistrement via la norme « kmop », vous devez suivre les étapes suivantes. Vous trouverez également ci-dessous quelques conseils qui vous permettront d’accélérer la procédure et, plus important encore : d’accroître vos chances de réussite.

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Première étape

demande d’enregistrement

Introduction de la demande d’enregistrement de manière électronique via le site web de « kmo-portefeuille ». S’il s’agit d’une première demande d'enregistrement, vous devez remplir en ligne un test de connaissances du « kmo-portefeuille ».

Conseil : La demande d’enregistrement électronique et la déclaration sur l’honneur signée sont nécessaires pour l'obtention de votre enregistrement.

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Deuxième étape

Réalisation d’une offre par un bureau d’audit agréé

Vous l’ignoriez peut-être, mais le prix ne dépend pas du bureau d’audit. La durée de l'audit, la visite d'audit et le prix sont fixés par Agentschap Innoveren en Ondernemen. Ils dépendent de la structure du prestataire de services et de l'ampleur de sa demande d'enregistrement.

Conseil : optez pour un audit avec une plus-value ou demandez une offre de prix ici.

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Troisième étape

Préparation de l’audit « kmop »

Le document à remplir en vue de préparer l’audit (= la norme kmop) ainsi que la liste des documents à fournir obligatoirement vous seront envoyés au préalable.

Même si vous êtes déjà enregistré, vous devez tenir compte de la norme. Depuis le 1er juillet 2013, l’audit en vue du renouvellement de l'enregistrement « kmo-portefeuille » a été modifié. Une bonne préparation en temps opportun s’avère donc nécessaire.

Afin de vous aider à réussir cet audit,
CertUp a élaboré un cours
en guise de préparation.

Étape par étape, vous recevez les instructions
ainsi que des exemples qui vous permettent
de bien vous préparer et de réussir cet audit.
Ce cours a pour vocation de vous aider à accroître
vos chances de réussite.

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Quatrième étape

Visite d’audit

Lors de sa visite, l’auditeur évalue dans quelle mesure le prestataire de services répond aux exigences de la norme « kmop ». Cette évaluation s’appuie sur deux principes : 1, dans quelle mesure votre façon de travailler est conforme à la norme ‘kmop’ et 2, dans quelle mesure cela est-il démontrable en pratique dans les dossiers contrôlés par l’auditeur. À la fin de la visite d’audit, vous recevez le rapport d’audit reprenant les constatations de l’auditeur.
Conseil : L’accessibilité de vos moyens de fonctionnement et de vos dossiers occupe ici une place centrale.

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Cinquième étape

La Commission d'audit

La Commission d'audit se prononce sur le résultat de l’audit en fonction du rapport d’audit et de la norme « kmop ». Le rapport d’audit et le résultat sont envoyés à Agentschap Innoveren en Ondernemen. Le prestataire de services reçoit le résultat au même moment.

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Sixième étape

Enregistrement

Agentschap Innoveren en Ondernemen accorde l’agrément sur base du dossier d’audit. L’agrément est délivré sous format électronique.

Attention : Le délai qui s'écoulera entre la demande d’enregistrement et la délivrance de l’enregistrement dépend de votre agenda et du nôtre ainsi que du traitement par l’Agentschap Innoveren en Ondernemen. Ce dernier peut prendre jusqu’à 6 semaines.

Résultat

  • En cas de décision positive le prestataire de services se voit décerner un enregistrement qui reste valable pendant 5 ans.
  • En cas d'enregistrement sous condition le prestataire devra se soumettre à un audit de suivi dans les 6 à 12 mois suivant la communication du résultat de l’audit initial. Lors de l’audit de suivi, seules les exigences évaluées négativement dans le cadre de l’audit initial seront contrôlées (réussi, délibéré ou  dispensé).
  • En cas de décision négative le prestataire de services peut demander un audit supplémentaire pour les exigences qui ont posé problème la première fois pour tenter d’obtenir tout de même son enregistrement. Cet audit de suivi doit avoir lieu au plus tard 6 mois après l’audit initial.
Comment éviter une décision négative
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