Kmo-portefeuille registratie: stap-per-stap

Om de kmo-portefeuille registratie te verkrijgen, moet u de volgende stappen doorlopen. Onderaan vindt u ook enkele tips om het proces te versnellen en nog belangrijker: uw slaagkansen te verhogen.

1

Stap één

Registratie-aanvraag

Registratie-anvraag elektronisch indienen via de website van de kmo-portefeuille. Indien u voor de eerste keer een registratie-aanvraag indient, vult u een online kennistest in over de kmo-portefeuille.

Tip: De elektronische registratie-aanvraag en de ondertekende verklaring op eer zijn noodzakelijk voor uw registratie.

2

Stap TWEE

Opmaak offerte door een erkend auditbureau

Misschien wist u dit niet, maar de prijs is niet afhankelijk van het auditbureau. De prijs en duur van de audit en het auditbezoek zijn door Agentschap Innoveren en Ondernemen vastgelegd. Ze hangen af van de structuur van de dienstverlener en de omvang van zijn registratie-aanvraag.

Tip: kies voor een audit met meerwaarde of bepaal uw prijs hier.

3

Stap DRIE

Voorbereiding van de kmop-audit

Het invuldocument ter voorbereiding van de audit (= kmop-norm) en de lijst van de verplicht voor te leggen documenten worden u vooraf toegestuurd.

Zelfs als u al geregistreerd bent, moet u rekening houden met de norm. Sinds 1 juli 2013 is de audit om uw kmo-portefeuille registratie te verlengen veranderd. Een goede en tijdige voorbereiding is nodig.

Cursus kmo-portefeuille

Om u te helpen grondig voor te bereiden, heeft
CertUp de kmo-portefeuile-
academy opgericht.

Door deel uit te maken van de academy krijgt u stap-
per-stap instructies en voorbeelden die zullen
bijdragen tot een succesvolle audit. Dankzij deze
cursus zal u uw slaagkansen aanzienlijk verhogen.

4

Stap VIER

Auditbezoek

Tijdens het auditbezoek stelt de auditor vast in welke mate de dienstverlener beantwoordt aan de vereisten van de kmop-norm. De vaststellingen gebeuren op basis van aantoonbaarheid en overeenstemming met de norm, aan de hand van dossiergebonden controles. Op het einde van het auditbezoek ontvangt u het auditrapport met vaststellingen over de mate van al dan niet beantwoorden aan de kmop-norm.
Tip: Toegankelijkheid van uw werkingsmiddelen en dossiers staat hier centraal.

5

Stap vijf

De Auditcommissie

De Auditcommissie doet een uitspraak over het resultaat van de audit op basis van het auditrapport en de kmop-norm. Het auditrapport en het resultaat worden overgemaakt aan Agentschap Innoveren en Ondernemen. De dienstverlener ontvangt het resultaat.

6

Stap ZES

Registratie

Agentschap Innoveren en Ondernemen reikt de registratie uit op basis van het auditdossier. De registratie wordt in elektronische vorm afgeleverd.

Tip: Opgelet: De doorlooptijd tussen de registratie-aanvraag en het afleveren van de registratie is afhankelijk van uw en onze agenda en de verwerking door Agentschap Innoveren en Ondernemen. Deze laatste kan tot 6 weken in beslag nemen.

Resultaat

  • In geval van een positieve beslissing is de dienstverlener voor 5 jaar geregistreerd.
  • In geval van een voorwaardelijke registratie laat de dienstverlener binnen de 6 à 12 maanden na de communicatie van het resultaat van de initiële audit, een opvolgingsaudit uitvoeren. Tijdens de opvolgingsaudit worden geen controles uitgevoerd voor de vereisten die naar aanleiding van de initiële audit positief beoordeeld werden (geslaagd, gedelibereerd of vrijstelling).
  • In geval van een negatieve beslissing kan de dienstverlener een bijkomende audit doorlopen voor de vereisten waarvoor hij niet slaagde om alsnog een registratie te bekomen. Deze opvolgingsaudit moet ten laatste 6 maanden na de initiële audit uitgevoerd worden.
Hoe een negatieve beslissing voorkomen
HULP NODIG?